Indicadores de Desempenho em Compliance

O que são? Para que servem? Como utilizá-los para avaliar a efetividade de um programa de integridade?


Cada vez mais empresas têm adotado um programa de integridade próprio – também conhecido como compliance – que consiste em um conjunto de políticas e procedimentos internos visando cumprir corretamente a lei. Mas como saber se o programa está atingindo os objetivos propostos e perseguidos?
A instituição e utilização de indicadores de desempenho parece ser a melhor alternativa para saber se o caminho que a empresa tem trilhado é ético, legal e adequado.


Como garantir que uma empresa cumpra – sob os aspectos legais e éticos – todas as regras e normas jurídicas às quais está sujeita? A resposta a essa pergunta não é estanque ou maniqueísta; muito pelo contrário, pois várias poderão ser as respostas satisfatórias. Todas, entretanto, invariavelmente poderão ser resumidas a “políticas e procedimentos internos”.

A Lei Federal n. 12.846/2013, também conhecida como Lei Anticorrupção – ou, mais acertadamente, Lei da Empresa Limpa – passou a responsabilizar as pessoas jurídicas que cometem crimes contra a Administração Pública, nacional ou estrangeira, de forma objetiva (isto é, sem análise de dolo ou culpa da conduta), estipulando a aplicação de altas multas para aquelas que não cumprirem seus ditames.

Entretanto, como forma de incentivar a adoção de práticas empresariais que privilegiem a ética e a integridade, a referida lei permite a mitigação das eventuais penas nos casos em que a empresa conseguir comprovar que adotou determinadas providências – preventivas ou reativas – para evitar (ou, quando necessário, remediar) a ocorrência do ato antiético ou ilícito. Entre essas providências, destaca-se a implantação de um “programa de integridade” efetivo – também chamado de compliance.

Compliance é uma palavra de origem inglesa que significa “obediência”, “conformidade”, “adequação”, “cumprimento”. Em governança corporativa, (e de modo bastante simplificado) o compliance significa o conjunto de políticas, regras e procedimentos internos de uma empresa que visa garantir que as leis, normas e regulamentos sejam cumpridos, de modo que os riscos aos quais a empresa está sujeita sejam evitados ou diminuídos.

Assim, o ideal é que as empresas instituam políticas e procedimentos internos de forma que a empresa consiga comprovar que adota as melhores práticas jurídicas e de governança corporativa para evitar a ocorrência de atos desconformes – geralmente antiéticos e ilícitos.

Vencida a primeira etapa com a implantação do compliance – qual seja o de instituir políticas e procedimentos internos que visem com que as normas legais sejam atendidas – surge um novo desafio: como verificar que os colaboradores dessas empresas entendem essas normas, compreendem a sua importância e, ainda por cima, cumprem-nas correta e adequadamente para que não se corra o risco de o programa se tornar inócuo ou não efetivo?

Assim como para praticamente em toda a atividade empresarial, essa verificação pode ser feita por meio da análise de indicadores de desempenho.

 

Indicadores de Desempenho – O que são e para que servem?

Uma das formas mais conhecidas e utilizadas pelas empresas para averiguarem se a sociedade empresarial está cumprindo e alcançando seus objetivos é a definição, verificação e análise de indicadores de desempenho.

Os indicadores de desempenho nada mais são do que ferramentas de gestão que auxiliam na verificação de resultados obtidos por uma empresa, tanto para acompanhamento do cumprimento de metas quanto para comparação com resultados obtidos anteriormente.

Existem vários tipos de indicadores – financeiros, de metas individuais e coletivas, de redução de custos, etc. – e cada um tem um propósito diferente. Um indicador financeiro, por exemplo, tem por finalidade verificar o cumprimento de metas de vendas ou a análise da saúde financeira da empresa em comparação a algum período de referência.

Assim, saber quais as métricas utilizar para medir a efetividade do compliance é o primeiro passo para seja possível se chegar a alguma conclusão.


Nos termos do art. 41 do Decreto Federal n. 8.420/2015, “programa de integridade consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica, no conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira“.


Como utilizar indicadores de desempenho para medir a efetividade de um compliance?

No caso do compliance, os indicadores estão ligados, em essência, a três elementos básicos para a efetividade do programa: (a) a compreensão e absorção do conteúdo do programa por parte dos colaboradores; (b) a utilização do conteúdo absorvido na prática; e (c) a existência de mecanismos de divulgação/comunicação e treinamentos.

Isso porque qualquer conduta relacionada a compliance necessariamente deve ser compreendida e absorvida pelos colaboradores para que seja aplicada na prática. Mas isso não ocorrerá se não forem realizados treinamentos, comunicações internas e externas e/ou divulgação sobre essas políticas e procedimentos – isso porque, ainda que haja absorção de conteúdo, pode haver esquecimento quanto às regras do programa ao longo do tempo (motivo pelo qual comunicações internas e treinamentos são tão importantes).

Dessa forma, a empresa pode instituir indicadores para avaliar a efetividade do programa de várias formas. Uma delas está relacionada ao cumprimento das normas na elaboração de documentos. Por exemplo: quantos documentos foram feitos após um treinamento de compliance? Quantos foram elaborados de acordo com o que foi ministrado na capacitação? Quantos descumpriram essas regras?

No caso de treinamentos, podem ser aplicados questionários para averiguação da absorção de conteúdo. Sugere-se, por exemplo, a adoção de questões do tipo “múltipla escolha”, de modo que seja possível verificar qual o percentual de respostas cada alternativa teve em relação ao total. A análise dessas indicadores virarão informações que, conjuntamente com outras, servirão para a empresa avaliar se o compliance está sendo efetivo ou não.

Os indicadores de denúncia, por sua vez, podem demonstrar que a inexistência ou a pouca realização de comunicações desse tipo significam que há pouca divulgação do canal específico para tratamento desses temas ou, então, que os funcionários têm algum receio na sua utilização, o que implica necessidade de divulgação das premissas de funcionamento do canal (como, por exemplo, possibilidade de anonimato).

Cada indicador serve a um propósito que deve ser definido pela própria empresa: qual é a informação que a empresa deseja avaliar a efetividade (melhorar procedimento, verificar se está sendo seguido corretamente)? Quando fazer a análise dos indicadores (antes e/ou após treinamentos ou admissões)? Por que usar indicadores financeiros? Como fazer a análise (por meio de questionários, análise documental, análise de resultados financeiros ou de metas, entrevistas)? O montante investido é suficiente para tornar o programa efetivo? Como devem ser analisados os dados (em auditoria interna ou consultoria externa)?

É a partir da análise desses dados que se pode chegar à conclusão da necessidade de novos treinamentos ou de mais investimentos com compliance.


Gráfico hipotético simulado para demonstrar a correlação entre a quantidade de treinamentos e a realização de denúncias.
Nesse exemplo, percebe-se que a quantidade de denúncias aumenta sempre que há algum treinamento.
Isso pode significar, ao menos em tese, que a divulgação das políticas e procedimentos estão sendo insuficientes e falhas, pois, aparentemente, os colaboradores só lembram de realizar denúncias logo após a realização de treinamentos.
Obviamente os dados não podem ser analisados isoladamente. Mas a métrica dos indicadores de desempenho podem fazer com que a empresa trace as melhores estratégias para alcançar resultados efetivos e evitar perda de esforços.

Como fazer para minha empresa?

Cada empresa tem sua própria realidade e deverá avaliar quais são as métricas mais importantes para manutenção de sua imagem, reputação, interesses e negócios, uma vez que cada atividade empresarial envolve diversos e diferentes tipos de riscos e, consequentemente, cada um desses riscos deve ser avaliado de forma diferente.

Todavia, logo após a implantação de um programa de integridade, o recomendado é a criação de indicadores de desempenho que consigam aferir se os colaboradores da empresa compreenderam o que é compliance, qual a sua importância e porque é necessário seguir as suas regras.

Posteriormente, o ideal é verificar se esse conhecimento está sendo efetivamente utilizado nas atividades da empresa, que deve divulgar quais são as políticas e procedimentos a serem seguidos por todos, realizando comunicação frequente aos colaboradores e terceiros sobre as regras estabelecidas.

Por fim, os indicadores devem demonstrar quais são as áreas mais sensíveis e que demandam maior atenção da empresa quanto ao compliance. Por exemplo: (1) uma empresa que atua em mercado com alto potencial de cartelização tem que se preocupar em dar treinamentos a seus funcionários do departamento comercial para que não cometam crimes contra a defesa da concorrência, ainda que sem a intenção de cometer o ilícito – indicadores de desempenho fracos demonstram que a empresa está sujeita a vários riscos desnecessários, devendo envidar esforços para remediar essa situação, seja por divulgação interna das regras do programa, seja por meio de treinamentos específicos; (2) no caso de empresas com alto grau de interação com o poder público, é de suma importância que os colaboradores compreendam as regras sobre conflitos de interesse e as regras relacionadas a brindes e hospitalidades – se os indicadores demonstrarem que há pouca compreensão sobre esses temas, talvez a empresa deva realizar mais treinamentos ou dinâmicas abordando o assunto.

As empresas que possuem processos estruturados possuirão maior facilidade em utilizar indicadores. Todavia, em qualquer caso – e, embora nem todas as empresas possuam verba (ou queiram utilizá-la) para realizar a contratação de terceiros – o ideal é que haja o auxílio de uma consultoria externa em compliance, que além de ser mais especializada, pode trazer uma nova visão às percepções da empresa, uma vez que não possuirá visões viciadas sobre o próprio programa, sobre as políticas e procedimentos internos adotados ou mesmo sobre os reais riscos aos quais a empresa está sujeita.





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